Documentalist

Renewable Energy

Arnhem, The Netherlands

Parttime / Fulltime

Ship Ship

Ben jij een Documentalist en heb jij ervaring met diverse Document Management systemen? Dan zijn wij op zoek naar jou!

De afdeling Large Projects Nederland (LPN) is verantwoordelijk voor grote (nieuwbouw)projecten. Hiervoor krijgt het de opdrachten van Asset Management Nederland (AMN) en zorgt voor adequate rapportages over voortgang en knelpunten in de gehele keten. In overleg met de stakeholders (waaronder het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat) verzorgt LPN met dedicated teams dat haar taken binnen tijd, geld, scope, kwaliteit gerealiseerd worden. Momenteel zijn er vier area’s te weten: Area’s West, North, South en Central. Ieder area is verantwoordelijk voor de professionele voorbereiding, aanbesteding en realisatie van hoogspanningsverbindingen. Daarbij wordt de area afgerekend op de totstandkoming van alle voor de nieuwe verbindingen noodzakelijke maatregelen, zoals aanpassingen en nieuwbouw van stations maar ook alle benodigde onderzoeken, vergunningen en overeenkomsten. Binnen LPN is het Project Management Office & Services (PMO) verantwoordelijk voor o.a. verbeterprojecten, lessons learned, kwaliteit en ondersteuning op het gebied van Cost Engineering, Planning en Documentmanagement. Documentmanagement is een belangrijk onderdeel van projectbeheersing en richt zich op het beheer van alle projectdocumentatie die door de projectteams wordt geproduceerd en uitgewisseld tussen onze opdrachtgever en Opdrachtnemers.

Omdat er nieuwe systemen worden ingevoerd en het aantal projecten van LPN blijft groeien, zijn we op zoek naar een medewerker DIV. Het betreft een inhuurdienstverband voor in ieder geval 1 jaar, bij voorkeur fulltime, maar parttime is bespreekbaar. Bij gebleken geschiktheid behoort een indiensttreding bij onze opdrachtgever tot de mogelijkheden. De medewerker DIV rapporteert aan de Teamlead LPN-PMO-D&Q.

Wat ga je doen bij LPN?

  • Je bent binnen LPN de ambassadeur en expert op het gebied van documentmanagement: je kent het interne beleid en draagt het uit;
  • Je bent eerste aanspreekpunt voor de projectteams: je ondersteunt de projectteams in de vorm van advies en uitvoerende werkzaamheden en stuurt bij waar nodig;
  • Je werkt samen met de andere medewerkers DIV van andere area’s aan uniformering van beleid en werkwijzen binnen LPN. Daarnaast draag je bij aan verbeterprojecten;
  • Je voert kwaliteitscontroles uit waarbij je checkt of documenten volgens het documentmanagementbeleid in het projectdossier zijn gezet en stuurt bij waar nodig. Je rapporteert over de resultaten zodat er gericht verbeteringen kunnen worden doorgevoerd;
  • Je bent Key User van diverse (documentmanagement)systemen: je traint (nieuwe) medewerkers, beantwoordt vragen van gebruikers en signaleert systeemverbeteringen;
  • Je bent proactief betrokken bij de documentuitwisseling met Opdrachtnemers met als doel dit proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Je treft de nodige voorbereidingen om het projectdossier in te richten, monitort de documentenstroom en begeleidt het reviewproces;
  • Je levert een bijdrage aan de overdracht naar de beheersorganisatie wanneer projecten worden afgerond;
  • Je ondersteunt bij het voorbereiden en verwerken van (bulk)documentatie en andere uitvoerende werkzaamheden die op het gebied van Documentmanagement naar voren komen.

Wat verwachten wij van jou?

  • Je beschikt minimaal over MBO+ werk- en denkniveau en je hebt 2-5 jaar relevante werkervaring;
  • Je bent bereid tot het volgen van een voor jouw vakgebied specifieke opleiding, training of cursus;
  • Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
  • Je bent resultaatgericht en werkt zorgvuldig en nauwgezet;
  • Je bent proactief en zelfstandig, maar je kan ook goed samenwerken;
  • Je kan omgaan met weerstand en weet collega’s op een positieve wijze mee te nemen en te overtuigen;
  • Je durft je collega’s aan te spreken op te behalen verbeteringen en gaat het gesprek hierover actief aan;
  • Je hebt affiniteit met een technische omgeving en begrippen;
  • Ervaring met applicaties zoals VISI, SharePoint en/of Meridian is een pré.

Interested in a job as Documentalist?

Apply now